Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов, в каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018. Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным. По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок. Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении: • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная записка Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. И побудить к принятию определенного решения. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. В зависимости от адресата докладные записки могут быть: • внутренними, т.е. Направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренняя докладная записка Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся: • наименование структурного подразделения; • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); • дата; • регистрационный номер; • заголовок к тексту; • текст; • адресат; • подпись составителя (с указанием должности). Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала. Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами: Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала. Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании. Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи: Пример 2 Приложение: акт проверки от № 33 на 1 л. Пример оформления внутренней докладной записки: Внешняя докладная записка Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже. Служебная записка В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как « Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять « Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации. Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные. Пример оформления служебной записки: Справка Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя. В зависимости от целей составления справки могут быть: • аналитические, • отчетные или • информационные. Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, в зависимости от адресата, могут быть: • внешними и • внутренними. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. Образец составления внутренней справки в Примере 6). При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения: • полноты и достоверности фактов и сведений; • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.); • точности датирования; • соблюдения уровня подписания. Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки. Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки. Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации. Пример оформления справки служебного характера. С лишением премии? Интересно, а у нас премия уже форма наказания? Вы её выдали, а теперь желая наказать хотите забрать обратно? Премией поощряют!!! А не наказывают! О премиях пишут, ' За то-то, то-то.поощрить. Если Вы наказываете, то в суде легко обжаловать и Вы завтра ему её вернёте даже если он был в хлам пьяный. А наказать сотрудника можно только в строгом соответствии с Трудовым Кодексом. Наложить дисциплинарное наказание. А актом выполненных работ по итогам работы за январь месяц 0000г. Не премировать Иванова А.А. За то-то, то-то (прогул). Организация “попросила” оформлять отсылку программы, разрабатываемой мною, не в виде письма с прикрепленными файлами, а в качестве СЗ. То есть указать в СЗ адресатов, привести инструкцию по обновлению. Но как в таких случаях нужно поступать с файлами самого обновления, которые я прикреплял к письму с инструкцией? Указать в качестве приложения к СЗ (будет ли ее секретарь сохранять в системе документооборота)? Дальнейшая пересылка также может понадобится – если по дороге “отвалится” обновление – это будет нехорошо. Можно, конечно, в СЗ указать путь на ftp сервер за обновлением, но, думаю, перебивая его, пользователи вспомнят добрым словом. Или в СЗ сослаться на письмо по электронке, которое идет “следом”? Подскажите, пожалуйста. Как написать служебную записку ()? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку. Для чего нужно писать служебную? Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий. Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса. Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи. Составления служебной записки, ее форма, шаблон В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа. К таковым относятся: • Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение. • Ниже указывается наименование документа и его номер. • Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться. • Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата. • В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность. Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости. Как составить служебную записку: оформления Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже. Пример служебной записки Директору ООО «Гвоздика» Слободину Владимиру Александровичу Г. Хабаровск 12 января 2015 года СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха прошу: • Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку. • Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ. С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич. Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже. Особенности электронного документооборота Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений. Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера. Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере. Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание. Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность. Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.
0 Comments
Leave a Reply. |
Details
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. ArchivesCategories |